Jak operować na tabelce

1.Filtrowanie wyników- pozwala na wyszukiwanie w danej zakładce danych wedle wybranych kategorii.

2. Dodawanie pozycji- pozwala na dodanie nowej pozycji w zakładce.

3. Edycja pozycji- pozwala edytować dana pozycje.

4. Przycisk ,,Wybierz" - pozwla na wybór danej pozycji bądź wgląd do dalszych informacji.

Wymagane oprogramowanie

Wirtualne osiedle jest aplikacją on-line. Jedynym oprogramowaniem niezbędnym do obsługi jest przeglądarka internetowa.

Przetestowane przeglądarki to:  Mozilla, Opera, Chrome.Możliwość obsługi niewyklucza innych przeglądarek.

Obsługa niezależna od sysytemów (Windows, Linux) przeglądarka musi jedynie posiadać włączoną obsługę "ciasteczek". 

Wdrożenie

Opis ogólny wdrożenia

Do wdrożenia systemu trzeba przenieść wszystkie dane o mieszkańcach, pomieszczeniach, naliczeniach, kontach księgowych, przelewach, licznikach itd. Po zakończeniu tego etapu można skonfigurować powiadomienia e-mailowe i sms-owe. Już od tego momentu mieszkańcy będą otrzymywali powiadomienia o swoich saldach.

Następnym krokiem będzie poinformowanie mieszkańców o tytule przelewu, aby ich  transakcjie zostały automatycznie zaksięgowane na portalu WirtualneOsiedle

A teraz po kolei jak wdrażamy.

1) Dodajemy mieszkańców

https://wirtos.pl/instrukcja/mieszkancy/dodawanie_mieszkanca

Moduł mieszkańcy przechowuje wszystkich byłych i obecnych mieszkańców. Można wprowadzać dane kontaktowe, adresowe, włączać i wyłączać opcje dostępne z mieszkańcem (powiadomienia, głosowania, logowania ...). W menu z lewej strony można uzyskać dostęp do zestawień naliczeń i sald wszystkich mieszkańców.

Ważne aby podczas dodawania mieszkańca ustawić mu "klucz do rozpoznawania płatności", dzięki temu system automatycznie zaksięguje wprowadzone przelewy.

2) Dodajemy pomieszczenia

https://wirtos.pl/instrukcja/pomieszczenia/dodawanie-nowego-pomieszczenia

3) Dodać koszty do pomieszczeń.

Dodane koszty do pomieszczeń będą stanowiły podstawę do naliczeń, które będą przypisywane mieszkańcom. Dodawać koszty można na dwa sposoby: automatycznie albo manualnie. Dokładne dodawanie kosztów opisane jest w dokumentacji modułu pomieszczenia.

W tym momencie mamy już skonfigurowaną pierwszą funkcjonalność prowadzenia księgowości osiedle.Następnie dodajemy naliczenia do mieszkańców. Naliczenia dodajemy w module narzędzia->nalicz czynsze. Dodawać i automatycznie księgować przelewy. Będziemy już wiedzieli jakie salda posiadają nasi mieszkańcy.

W kolejnych etapach należy ustawić lub dodać

4) Dodać kontrahentów.

https://wirtos.pl/instrukcja/ksiegowosc/kontrahenci

5) Dodać konta księgowe

https://wirtos.pl/instrukcja/ksiegowosc/kontaksiegowe

6) Dodać koszty

https://wirtos.pl/zarzadzanie/ksiegowosc/koszty

7) Dodać konta bankowe

https://wirtos.pl/instrukcja/ksiegowosc/banki

8) Dodać typy liczników

https://wirtos.pl/instrukcja/liczniki/dodawanie_rodzajow_licznikow

9) Dodać liczniki (polecam skorzystanie z hurtowego dodawania liczników)

https://wirtos.pl/instrukcja/narzedzia/hurtowaEdycja

10) Wprowadzić saldo początkowe dla mieszkańców. Można to zrobić dodając odpowiednie wpisy w historii konta bankowego oraz przypisując wpisy od razu do mieszkańca.

https://wistos.pl/instrukcja/narzedzia/naliczanie_odsetek

Przypominam, iż istnieje zawsze możliwość skorzystania z wdrożenia przez nasz zespół. Aby z tej opcji skorzystać proszę o kontakt z naszym przedstawicielem.

Kartoteka mieszkańca

W głównej zakładce mieszkańcy klikamy "wybierz" przy wybranym mieszkańcu, aby zobaczyć jego szczegółowe informacje.

 Następnie przechodzimy do kartoteki mieszkańca, gdzie znajdują się zakładki oraz dane mieszkańca wraz z jego saldem w powiązaniu z kontami bankowymi.Wrazie potrzeby dane widoczne w zakładce można wydrukować przyciskiem PDF.

Klikając w "Przełącz mieszkańca" wyświetli się wyszukiwarka, w którą wpisujemy imię i nazwisko szukanego mieszkańca. Strzałki po obu stronach wyszukiwarki służą do wyświetlania innych mieszkańców. Operować nią możemy w każdej zakładce.

Typy opłat

Tu znajduje się tabela ze wszystkimi dodanymi typami opłat. W każdej chwili możemy usunąć, edytować lub dodać typ opłat. Tabele można wydrukować jako dokument lub zapisać na dysku komputera.

Dodawanie nowego mieszkańca

Przy pierwszym uruchomieniu moduł wyświetla pustą tabelę mieszkańców:

Aby dodać nowego mieszkańca, należy kliknąć w ikonę Dodaj nowy wpis , która znajduje się w lewym górnym rogu głównej tabeli modułu. Wyświetlony zostanie poniższy formularz:

Formularz zawiera następujące pola:

Lokal właściciela - jest to nazwa, która będzie wyświetlana na listach wyboru i pomaga ona identyfikować danego mieszkańca przypisując mu opis lokalu.

Zezwalaj na zdalny dostęp - pole to określa, czy dany mieszkaniec ma dostęp do strefy mieszkańca.

Pesel - w tym polu można podać dodatkowe dane mieszkańca:
Nazwisko

Imię

Adres zamieszkania

Adres do korespondencji

Email/login

Emaile dodatkowe 

Numery telefonów

Dodano dnia

Indywidualny numer konta - pole to zawiera numer konta, na które dany mieszkaniec może wnosić opłaty. Zawartość pola jest wykorzystywana do generowania indywidualnej korespondencji (email, wydruki).

Automatyczne przypomienie e-mailowe - pole określa czy wysyłać do danego mieszkańca automatyczne powiadomienia e-mailowe.

Automatyczne przypomnienie e-mailowe dzień m-c - pole określa w którym dniu miesiąca należy wysłać mieszkańcowi automatyczne przypomnienie e-mailowe.

Automatyczne przypomienie SMS - pole określa czy wysyłać do danego mieszkańca automatyczne powiadomienia SMS.

Automatyczne przypomnienie SMS dzień m-c - pole określa w którym dniu miesiąca należy wysłać mieszkańcowi automatyczne przypomnienie SMS.

Klucz do rozpoznawania płatności - to pole konfiguruje klucz (identyfikator), na podstawie którego moduł księgowość może automatycznie rozpoznać przelew wykonany przez mieszkańca. To pole może być wykorzystane na dwa sposoby :

• dla posiadaczy usługi bankowej - kont indywidualnych: należy wprowadzić przydzielony przez bank identyfikator
• dla posiadaczy rachunku bez usługi kont indywidualnych: należy wprowadzać własny niepowtarzalny identyfikator mieszkańca (np: KB.3443). Płatność będzie poprawnie rozpoznana, jeśli mieszkaniec w tytule przelewu umieści oprócz opisu także wspomniany identyfikator.

Zwrot grzecznościowy - określa zwrot dla danego mieszkańca.

Połącz z kontem księgowym- umożliwia połączenie danego mieszkańca do konta księgowego.

Jest właścicielem od - to pole umożliwia ustawienie daty od kiedy  mieszkaniec jest właścicielem danego lokalu.

Był właścicielem do - to pole umożliwia ustawienie daty do kiedy dany mieszkaniec był właścicielem lokalu.

Zgoda na elektroniczne głosowanie - pole za pomocą, którego możemy zezwolić danemu mieszkańcowi na głosowanie drogą eletroniczną.

Poniższy rysunek przedstawia przykładowy formularz:

Dane wprowadzone w formularzu zatwierdzamy przyciskiem Zapisz , aby przerwać edycję i wyjść bez zapisywania należy kliknąć przycisk Anuluj   .

Raport z naliczeń

W tym module wygenerujemy zestawienia naliczeń za wybrany okres księgowy z podziałem na miesiące. Wystarczy wybrać rok i kliknąć przycisk "Generuj". 

Wysokości zaliczek

Aby zobaczyć wysokości zaliczek mieszkańca wchodzimy w moduł Mieszkańcy.

Następnie z tabeli modułu Mieszkańcy, wybieramy zakładkę Wysokości zaliczek.

Powinna ukazać się tabela, która zawiera wysokość naliczeń poszczególnych mieszkańców.

Nad tabelą znajdują się dwa przyciski:

 - służy do drukowania zaświadczeń o wysokości opłat dla wszystkich mieszkańców

 - służy do ustawienia jaki szablon wydruków stosować

1.Podsumowanie dla każdego lokalu 

2.Podsumowanie dla każdego lokalu- nowy szablon

3.Podsumowanie dla każdej grupy opłat

Salda

Aby wyświetlić zestawienie sald mieszkańców należy wejść w menu Mieszkańcy(1). Następnie należy wybrać z lewego menu Salda(2). Zostanie wyświetlona lista mieszkańców zawierająca kolumnę z informacją o saldzie. W górnej części strony znajduje się zestaw filtrów, które umożliwiają wybór konta bankowego (3) oraz daty, na który to dzień ma być wyliczone saldo. Dodatkowo można też wyszukać poszczególnych mieszkańców.

Krok 1

Krok 2

Przycisk PDF (4) służy do wygenerowania pliku gotowego do druku zawierającego zestawienie wygenerowane według ustawień filtrów.

Wszystkie noty odsetkowe

W tym module widoczne są wszystkie noty odsetkowe danego mieszkańca. Możemy je dodawać, pobierać na komputer w formacie PDF, przeglądać i usuwać.

Dodawanie nowego pomieszczenia

Przy pierwszym uruchomieniu moduł wyświetla pustą tabelę pomieszczeń:

Aby dodać nowe pomieszczenie, należy kliknąć w ikonę Dodaj nowy wpis , która znajduje się w lewym górnym rogu głównej tabeli modułu. Wyświetlony zostanie poniższy formularz:

Formularz zawiera następujące pola:

Nazwa - jest to nazwa pomieszczenia, która bedzie wyświetlana na listach wyboru i ma ona identyfikować dany lokal.
Właściciel - w tym polu należy wybrać mieszkańca, do którego będzie przypisane dane pomieszczenie. Mieszkaniec powinien być już dodany(patrz: Moduł mieszkańcy). Przypisanie pomieszczenia powoduje, że wybrany mieszkaniec będzie miał naliczne koszty powiązane z wprowadzanym pomieszczeniem.
Typ Lokalu - określa typ lokalu. Należy wybrać zdefiniowany typ lokalu (aby zdefiniować nowy typ patrz: Konfiguracja»Słowniki»zakładka Typy lokali).
Powierzchnia udziałowa - określa powierzchnię, która jest liczona jako udział całości osiedla.
Powierzchnia mieszkalna - określa powierzchnię, która będzie wykorzystywana do naliczeń kosztów uzależnionych od powierzchni pomieszczenia .
Numer lokalu - należy podać numer lokalu.
Piętro - należy podać piętro.
Opis lokalizacji - w tym polu można podać dodatkowy opis ułatwiający organizację.
Liczba mieszkańców - liczba mieszkańców, która będzie wykorzystywana do naliczeń kosztów uzależnionych od ilości mieszkańców. 
Numer księgi wieczystej-  w tym polu należy wpisać numer księgi.

Blok- w tym polu wybieramy nazwe ulicy, na której znajduje się blok.

Poniższy rysunek przedstawia przykładowy formularz:

Dane wprowadzone w formularzu zatwierdzamy przyciskiem Zapisz , aby przerwać edycję i wyjść bez zapistywania należy kliknąć przyciek Anuluj .

UWAGA! 

Aby dodać więcej wspólnot pod tym samym kontem należy zadzwonić pod numer kontakowy lub wysłać e-maila do biura obsługi WirtualnegoOsiedla.pl.

Edycja pomieszczenia

Po uruchomieniu moduł wyświetla się uzupełniona tabela pomieszczeń (dodawanie pomieszczeń patrz: Dodawanie nowego pomieszczenia ).

Aby edytować pomieszczenie, należy kliknąć w ikonę Zmień wpis , która znajduje się przy każdym wpisie po lewej stronie tabeli. Wyświetlony zostanie formularz, zawierający dane powiązane z pomieszczeniem:

Dane wprowadzone w formularzu zatwierdzamy przyciskiem Zapisz , aby przerwać edycję i wyjść bez zapisywania należy kliknąć ikonę Anuluj .

Dodawanie opłat do pomieszczenia

Po uruchomieniu modułu pomieszczenia, zostanie wyświetlona tabela pomieszczeń (dodawanie pomieszczeń,patrz: Dodawanie nowego pomieszczenia).

Aby dodać koszty naliczane za to pomieszczenie, należy kliknąć w napis Wybierz, który znajduje się przy każdym wpisie po lewej stronie tabeli. Wyświetlone zostanią dane mieszkańca i dane powiązane z pomieszczeniem:

Następnie należy kliknąć zakładkę Zaliczki pomieszczenia. Zostanie wyświetlona tabela, umożliwiająca wprowadzanie danych:

Aby dodać nowy wpis należy kliknąć ikonę Dodaj nowy wpis .
W wyświetlonym formularzu uzupełniamy dane o koszcie:

Nazwa zaliczki - nazwa kosztu umożliwaijąca jego łatwą identyfikację.
Wartość jednostki - wartość jednostki kosztu.
Ilość - ilosć jednostek, np: powierzchnia, ilość mieszkańców.
Lokal - lokal do któego przypisany ma być koszt (pole jest domyślnie wypełnione z kontekstu lokalu, który edytujemy).
Typ zaliczki -  wybieramy zdefiniowaną wcześniej nazwę typu naliczenia  (patrz: Konfiguracja»Słowniki»Typy naliczeń).
Grupa zaliczek - wybieramy zdefiniowaną wcześniej grupę naliczeń   (patrz: Konfiguracja»Słowniki»Grupy opłat).
Licznik - umożliwia powiązanie wysokości naliczenia od historycznych wskazań licznika (patrz: Koszty pomieszczenia ).

Dane wprowadzone w formularzu zatwierdzamy przyciskiem Zapisz , aby przerwać edycję i wyjść bez zapistywania należy kliknąć przycisk Anuluj

Poniższy rysunek przedstawia przykładowy widok pomieszczenia z dodanymi kosztami.

Zaliczki pomieszczenia

Pomieszczenia posiadają koszty, które co miesiąc są przypisywane mieszkańcom jako naliczenia.

Aby modyfikować te koszty należy wybrać konkretne pomieszczenie i przejść na zakładkę zaliczki pomieszczenia.

Po rozpoczęciu edycji konkretnego kosztu można ustawić jakiego typu jest zaliczka, wartość jednostki i ilość. Koszt jaki będzie doliczany stanowi iloczyn wartości jednostkowej oraz ilości.

Koszt można powiązać z licznikiem.Opcja ta ma na celu automatyczne przeliczanie ilości w pozycji kosztu. Ilość będzie przeliczana na podstawie odczytów licznika. Dokonanie przeliczenia odbywa się na żądanie, więc naliczenia nie zmienią się samoistnie. Wymuszanie przeliczenia odbywa się z modułu liczników.

Dodaj zaliczki automatycznie

Funkcja automatycznego dodawania kosztów do pomieszczeń pozwala na szybkie dodanie kosztów do więcej niż jednego pomieszczenia. Jest szczególnie przydatana, gdy należy dodać jeden rodzaj kosztu do wszystkich pomieszczeń w systemie. Ponadto możliwe jest przypisanie kosztów, które są uzależnione od wielkości pomieszczenia czy ilości mieszkańców.

Poniższy rysunek przedstawia formularz Dodaj koszt automatycznie :

Powyższy przykład ilustruje jak dodać koszt Koszty administracyjne do pomieszczeń zdefiniowanych w systemie jako typu Mieszkanie i uzależnić wartość ilości jednostek kosztu od powierzchni pomieszczenia.

Typ zaliczki - wybieramy zdefinowany wcześniej typ opłaty lub dodajemy bezpośrednio nowy typ używając przycisku "dodaj nowy typ" (definiowanie typów opłat - patrz:Konfiguracja » Słowniki » Typy naliczeń). 
Nazwa opłaty - nazwa identyfikująca opłatę na listach.
Ilość - W tej pozycji mamy możliwość ustawienia parametrów algorytmu wyliczania ilości jednostek danej opłaty. Może ona być:

• stała - wprowadzenie stałej (np: 1) i  wybór mnożnika [x1]
• uzależniona od powierzczni pomieszczenia - wprowadzenie stałej (np: 1) i wybór mnożnika  [x metraż pomieszczenia]
• uzależniona od liczby mieszkańców - wprowadzenie stałej (np: 1) i wybór mnożnika [ x liczba mieszkańców]

Cena jednostki - w tej pozycji formularza definiujemy algorytm wyliczania wartości jednostki opłaty (obowiązuje ta sama zasada wyliczania co w punkcie Ilość ).
Do jakich pomieszczeń ma być dodany koszt - określamy typ pomieszczeń, do których ma zostać dodany koszt.

Okresy księgowe

Korzystając z poszczególnych opcji można zamienić istniejący podział roku obrotowego na okresy księgowe obejmujące: cały rok, kwartał, miesiące, tygodnie lub dowolne przedziały czasowe (od dnia do dnia). Można usunąć lub dodać okres księgowy. Otworzenie nowego okresu księgowego powoduje automatyczne zamknięcie poprzedniego.

Niezaksięgowane operacje

Niezaksięgowane operacje można wprowadzać automatycznie przez wczytanie wyciągu Bankowego na głównej stronie zakładki KSIĘGOWOŚĆ

Tutaj po pobraniu wyciągu z konkretnego dla wspólnoty banku należy go wprowadzić w określonym formacie. Format PDF nie jest wczytywany przez nasz system. Jeżeli nie będzie banku , który nas interesuje należy nas o tym powiadomić. Pozostałe banki mają konkretne rozszerzenia, przez które wczytujemy nasz wyciąg.

Klikamy na odpowiedni format, a pokazuje się nam poniższe okno.

Po pobraniu, system automatycznie wczytuje wyciąg.

Operacje bankowe z naszego konta pojawią się w zakładce NIEZAKSIĘGOWANE OPERACJE BANKOWE

I wygląda to tak:

I teraz każda operacje należy przypisać do odpowiedniego konta księgowego lub mieszkańca.

Pod tabelka widnieją dwie opcje. patrz na poniższy obrazek

Zaznaczając jedną lub kilka operacji wybieramy opcje księgowania jako konto księgowe bądź mieszkaniec.

Po odpowiednim przypisaniu wpływów i przelewów możemy ich wyszukać OPERACJACH BANKOWYCH

Wszystkie koszty / faktury otrzymane

W tym module wprowadzamy wszystkie faktury papieowe oraz wprowadzamy wszystkie koszty poniesione przez wspólnotę.

Za pomocą formularza możemy:

• Dodać koszty /fakturę otrzymaną
• Edytować wybrany koszt /fakturę otrzymaną
• Zobaczyć szczegóły wybranego wpisu
• Usunąć koszt lub fakturę

Aby dodac taką fakturę naciskamy ,,Zielony krzyżyk" a pojawi się nam  poniższa tabela:

Typ kosztu - wybieramy opcje do której chcemy przypisać koszt. Jeżeli nie mamy tu potrzebnego kosztu należy go dodać w KONFIGURACJA -------> SŁOWNIKI----- TYP KOSZTÓW FAKTUR OTRZYMANYCH----> DODAJEMY NOWY WPIS

Nazwa to typ kosztu .

Opis i pozycja - są dla wyjaśnienia szczegółów kosztu

Typ naliczenia - przypisujemy odpowiednim naliczeniom

Po zapisaniu wracamy do pierwszej tabelki i uzupełniamy dalej.

Nazwa kosztu - spisujemy z faktury, bądz nazywamy koszt

Opis- wedel potrzeb

Numer kosztu - uzupełniamy wedle potrzeby

Numer dokumentu kosztowego- uzupełniamy wedle potrzeb

Koszt brutto - koszt poniesiony przez wspólnote, mieszkańca

Data dokumentu- data wystawienia kosztu

Data płatności- do kiedy ma wpłynąć opłata na konto, badź kiedy nastąpiła wpłata

Konto księgowe- wybieramy te, do którego ma zostać przypisany koszt

Okres rozliczeniowy - okres w którym został poniesiony koszt albo okres, w którym z jego tytułu chcemy obciążyć wspólnotę

Po zapisaniu koszt, bądź faktura zostania poprawnie wprowadzone.

Wszystkie naliczenia

W tym module widzimy wszystkie rodzaje naliczeń i wszystkie szczegóły związane z naliczeniem przypisanym do danego mieszkańca. Za pomocą wyszukiwarki możemy wyszukać wybrane naliczenia wybierając odpowiednie filtry wyszukiwania. Możemy swobodnie dodawać, edytować lub usuwać wybrane naliczenia.

Poniższy obrazek przedstawia przykładową tabelę ze wszystkimi naliczeniami.

Konta bankowe

           Każdy przelew powinien być powiązany ze zdefiniowanym wcześniej kontem bankowym. Dzięki temu można w szybki sposób sprawdzać, czy poprawnie przeniesiono wszystkie przelewy. Wystarczy sprawdzić, czy saldo w systemie Wirtos.pl jest jednakowe jak saldo na koncie bankowym.

Natomiast jeżeli mamy sytuację, gdy mieszkańcy wpłacają nam pieniądze bezpośrednio na przykład w spółdzielczej kasie, można założyć konto bankowe "Sejf" lub "Wpłaty bezpośrednie".

Na powyższym rysunku widzimy zestawienie wszystkich zdefiniowanych kont bankowych i sald tych kont. Można dodawać i modyfikować ręcznie pozycjie do kont bankowych.Wszystkie przelewy są dostępne w zakładce "Historia".

Przy dodawaniu pozycji do historii konta wybieramy do jakiego konta bankowego ma być przypisana pozycja. Podczas dodawania można odrazu zaksięgować pieniądze na konto mieszkańca lub inne konto księgowe.

Operacje bankowe

W tym module widzimy historie wszystkich operacji bankowych mieszkańców.

Możemy przefiltrować wybrane operacje korzystając z wyszukiwarki.

Możemy  dodawać, edytować i usuwać wybrane lub wszystkie operacje bankowe.

W każdej chwili możemy pobrać operacje bankowe w formacie dokumetu tekstowego na dysk komputera lub wydrukować ich historie.

Podsumowanie księgowości

Dzięki temu modułowi możemy zobaczyć bilans księgowości za dany okres lub za rok. Wystarczy, że wybierzemy rok lub okres: date od - do  i klikniemy "Przelicz". Naszym oczom powinna ukazać się tabelka z podsumowaniem ksiegowości za wybrany okres.

Aby pobrać podsumowanie, należy kliknąć .

Ustawienie BO i BZ dla zaliczek

Ten moduł pozwala nam na ustawienie bilansu otwarcia i bilansu zamknięcia dla zaliczek z wybranego okresu księgowego. Aby to zrobić, należy wybrać nazwę zaliczki, ustawić wartość bilansu i kliknąć "Dodaj". Aby zapisać ustawienia, klikamy "Zapisz". 

 
Poniżej widzimy przykładowe ustawienia bilansów.

Dostęp do ustawienia BO i BZ zaliczek jest również na głównej stronie Wo w tabeli PODSUMOWANIE.

Należy jedynie wybrać trybik obok nazwy w  kolumnie.

Wprowadzane automatyczne

Przelewy, czy bezpośrednie wpłaty można wprowadzać automatycznie za pomocą.

Wprowadzanie automatyczne odbywa się za pomocą elektronicznych wyciągów bankowych. Wspieramy coraz więcej formatów tych wyciągów. Aby wprowadzić wyciąg należy wejść w menu "Wprowadzanie automatyczne" i wybrać interesujący nas wyciąg.

Jeżeli nie możesz znaleźć swojego wyciągu na tej liście, należy do nas napisać na e-mail (info@wirtos.pl) z przykładowym wyciągiem. Wówczas wdrożymy ten wyciąg w naszym systemie.

Wprowadzanie automatyczne jest trzy etapowe. Pierwszy etap to wysłanie pliku na serwer.Aby wysłać plik na serwer wybieramy identyfikator płatności.

Następnie po wysłaniu system przeprowadzi analizę danych i wyświetli wprowadzone dane. Jeżeli używamy formatu z unikalnym identyfkatorem płatności, system oznaczy powtarzające się pozycje i nie pozwoli ich dodać.

Ostatni etap to zapisanie zmian. Jeżeli system rozpoznał płatność jakiegoś mieszkańca, czy konta księgowego pozycja zostanie automatycznie zaksięgowana, a do mieszkańca będzie wysłany e-mail o zmianie wielkości salda.

Wygląd e-maila jaki będzie rozesłany przy wprowadzaniu automatycznym płatności można samemu modyfikować. Robi się to w module Konfiguracje -> Szablony.

Istnieją dwa szablony używane podczas powiadomień o zmianie wielkości salda. Jeden do ujemnego salda, drugi do dodatniego salda. Kody tych szablonów to: NegativeEmailBalance, PositiveEmailBalance.

Przychody i faktury (faktury wystawione)

W tym module możemy przeglądać faktury wspólnoty mieszkaniowej. Widzimy tu historie wszystkich faktur zaksiegowanych przez program wirtualnego siedla. Możemy je dodawać, usuwać i pobierać w formacie PDF.

Konta księgowe

Aby modyfikować konta księgowe do systemu wchodzimy w module księgowość w zakładkę "Konta księgowe".

Po kliknięciu w zakładkę konta księgowe,możemy dodać nowy wpis po wybraniu,, zielonego krzyżyka" .

I pojawia się nam poniższe okno :

W numerze i nazwie konta wpisujemy to samo.

I aby konto poprawnie odczytywało bilans konta ksiegowego należy dodać 2 konta księgowe.

Jedno z nazwą - faktury, drugie konto z nazwa - przelewy.

Dalej w opisie konta - wprowadzamy wedle potrzeb

Klucz do rozpoznawania płatności- wstawiamy, gdy chcemy by po wczytaniu wyciągu system automatycznie rozpoznał wpłaty na konto księgowe

Kontrahent - zostaje pusty,chyba że wcześniej wprowadziliśmy juz kontrahentów oraz grupę kont księgowych możemy dane konto przypisać odpowiedniemu kontrahentowi.

A wygląda to tak :

Dodanie drugiego konta będzie wyglądało tak samo z mało zmiana na - faktury.

Nastepnie dodajemy Grupy KONT KSIĘGOWYCH, aby poprawnie skonfigurowac konta księgowe.

Wybieramy ZAKŁADKĘ GRUP KSIĘGOWYCH i dodajemy nowy wpis.

Nowy wpis należy zatytułować jako BILANS danej firmy.

Następnym krokiem będzie dodanie do konta BILANSU dwóch dodanych wcześniej KONT KSIĘGOWYCH

W tym celu wybieramy BILANS danej firmy i przechodzimy do zakładki GRUPA KONT KSIĘGOWYCH KONFIGURACJA

Tutaj należy dodać dwa konta księgowe - faktury i - przelewy danej firmy. W tym momencie mamy prawidłowo skonfigurowany BILANS.

Teraz znowu wracamy do kont ksiegowych i edytujemy wpisy wszystkich firm tak, aby każde konto miało przypisane kontrahenta jak na obrazie poniżej:

Po wszystkich wykonanych krokach konta są poprawnie skonfigurowane.

Grupy kont księgowych

Aby modyfikować grupy kont księgowych wchodzimy w zakładkę  "Grupy kont księgowych" .

Tu możemy dodawać i edytować Grupy kont księgowych. Dodatkową opcją jest możliwość pobrania dokumentu Exel na dysk komputera zawierającego zestawienie grup ksiegowych oraz wydruk.

Aby dodać grupę kont księgowych klikamy Dodaj .

Wprowadzamy nazwę grupy kont księgowych,natomiast kategorie grup księgowych pozostawiamy bez zmian.

Po wprowadzeniu danych klikamy zapisz .

Aby edytować grupę kont księgowych klikamy Zmień wpis  

Wprowadzamy zmiany.

Po wprowadzeniu zmian klikamy Zapisz  .

Mozna również:

- zobaczyć szczegóły  

- usunąć wpis            

Kontrahenci

Kontrahentów modyfikujemy w zakładce Księgowość->Kontrahenci.

Dodajemy tutaj wszystkich kontrahentów, czyli firmy świadczące usługi dla naszej wspólnoty.

Poprzez wybranie zielonego krzyżyka  w lewym górnym rogu tabeli dodajemy nowy wpis. 

Konta kontrahentów tworzymy w celu jasnej ewidencji wpływów i kosztów poniesionych przez wspólnote dla danej firmy. Kontrahent jest powiązany z kontami księgowymi.

Aby prawidłowo stworzyć konto dla danego kontrahenta trzeba utworzyć także dwa konta księgowe (- faktury oraz - przelewy). A żeby zbilansować dane wpływy tworzymy jeszcze grupe kont księgowych i oznaczamy ją jako BILANS danej przedsiębiorczości.

Przykład dla firmy JASA.

Powyżej widoczny jest przykładowe założenie konta księgowego dla firmy Jasa.

Aby dodać takie konto należy wybrać zakładkę KSIĘGOWOŚĆ------> następnie KONTA KSIĘGOWE. W górnym lewym roku klikamy zielony krzyżyk i dodajemy nowy wpis.

Jak widać na załączonym obrazie w numerze i nazwie konta wpisujemy nazwę firmy i w pierwszym przypadku (- przelewy), a kontrahenta wybieramy takiego dla którego tworzymy dane konta. 

Przy tworzeniu drugiego konta dane w numerze i nazwie zmienią sie jedynie w drugiej części na (- Faktury) reszta pozostaje bez zmian.

Aby zbilansować wpływy na podane konta należy utworzyć grupe kont księgowych.

Przechodzimy, więc ponownie do zakładki KSIĘGOWOŚCI------> i do GRUPY KONT KSIĘGOWYCH.

Aby dodać taki wpis wybieramy zielony krzyżyk w lewym górnym rogu wyświetlanej tabeli. 

Tutaj tworzymy konto o nazwie BILANS jak na poniższym przykładzie.

Po zapisaniu ponownie wybieramy dane konto księgowe.

Po wybraniu danego konta przechodzimy do zakładki GRUPA KONT KSIĘGOWYCH-KONFIGURACJA 

Następnie wyszukujemy konta ksiegowe danej firmy (- przelewy oraz - faktury) i dodajemy.

Po dodaniu konta połączą się w celu automatycznego bilansowania wszystkich kosztów i wpływów na daną firme .

Przykładowy bilans firmy 

Aby wydrukować bilans klikamy ikonę przedstawiającą PDF.

Aby konto BILANS było spójne z Kontrahentem musimy wrócić do zakładki KONTRAHENT, nastepnie wybieramy interesujacą nas firme i na samym końcu tabeli uzupełniamy grupe kont księgowych jak n aponizszym obrazie :

Tak połączone konta pozwola na przejrzysta ewidencje każdego kontrahenta.

Lista głosowań z wynikami

W tej zakładce administrator widzi listę z wynikami głosowań i wszystkimi szczegółami zawiązanymi z głosowaniem: numer, nazwę, datę, procent za i przeciw, procent mieszkańców, który wstrzymuje głos i procent ,który nie brał udziału w głosowaniu.

Aby zapisać wybrane głosowanie na dysku komputera klikamy ikonkę "PDF" . Można również exportować całą listę głosowań z wynikami do Excela klikając ikonę w prawym rogu nad tabelką, klikając obok ikonkę drukarki możemy wydrukować całą listę głosowania.

Przeprowadzenie głosowania

Aby przeprowadzić głosowanie należy postępować według poniższych punktów.

a) Dodanie nowego głosowania.

Robimy dodając nową pozycję w liście głosowań.

Jednym z parametrów głosowania są "Czy głosowanie jest zamknięte" - po oznaczeniu tego parametru nie będzie można już oddawać głosów.    
"Widoczne dla mieszkańców" - po oznaczeniu tego parametru mieszkańcy będą widzieli to głosowanie w strefie mieszkańca.

Klikając ,,WYBIERZ'' przechodzimy do opcji zgłoszenia.

Pierwsza zakładka to PODSUMOWANIE GŁOSOWANIA

EDYCJA GŁOSOWANIA

b) Dodanie kart do głosowania.

Karty do głosowania zostaną dodane tylko tym mieszkańcom, którzy posiadają aktualnie udział w nieruchomości wspólnej.

WPROWADZANIE GŁOSÓW- ręczne wprowadzanie głosów, ze względu na możliwość glosowania osób bez dostępu do wirtualnegosiedla

c) Wysłanie elektronicznych kart do głosowania.

Karty zostaną wysłane tylko tym mieszkańcom, którzy nie oddali jeszcze głosu.

WSZYSTKIE GŁOSY

Jeżeli głos został oddany za pomocą e-maila w miejscu "Kto wpisał głos" będzie system. Natomiast jeżeli głos wprowadzi administrator będzie tam nazwa administratora wprowadzającego głos.

Konfiguracja głosowań

Konfiguracja głosowania dotyczy wyświetlanych informacji:

a) Karta do głosowania wysłana na e-mail.

b) Potwierdzenie oddania głosu na email.

c) Potwierdzenie oddania głosu po wywołaniu odnośnika z karty do głosowania.

Każda z tych informacji zawiera stopkę, którą można konfiguraować w menu Głosowania -> Konfiguracja.

Wprowadzone dane należy ZAPISAĆ.

Hurtowe dodawanie

W tym module możemy hurtowo przypisywać liczniki do mieszkańców

Pod tabela widoczna z mieszkańcami mamy opcje przypisywania licznika mieszkańcom. Nalezy zaznaczyć wszystkich bądź tylko wybranych mieszkańców. Wpisujemy nazwe licznika, nastepnie wybieramy Typ licznika. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy DODAĆ licznik.

Lista rozliczeń

W tym module widoczne są wszystkie rozliczenia wprowadzone na osiedlu.

Można tu je usuwać, edytować i poodglądać.

Rodzaje liczników

Na początku należy zdefiniować rodzaje liczników jakie są dostępne w twoim osiedlu. Na przykład liczniki zimnej wody, ciepłej, gazu. Nie wszystkie liczniki muszą być używane do rozliczeń. Można na przykład gromadzić wartości w celach informacyjnych. Wprowadzone liczniki można potem powiązać z zaliczką, dzięki temu będzie można wyliczyć automatycznie nową wysokiść zaliczki i dokonać rozliczenia.
Wybierz rodzaj licznika, aby wejść w możliwości dodawania liczników tego rodzaju, odczytów i rozliczeń.

Przy pierwszym uruchomieniu moduł Liczniki wyświetla pustą tabelę rodzajów liczników:

Aby móc przypisać licznik do pomieszczenia (i w konsekwencji móc powiązać naliczenia ze wskazaniami liczników) należy najpierw skonfigurować rodzaje liczników, jakie będziemy wykorzystywać w rozliczeniach.

Aby dodać nowy rodzaj licznika, należy kliknąć w ikonę Dodaj nowy wpis , która znajduje się w lewym górnym rogu głównej tabeli modułu. Wyświetlony zostanie poniższy formularz:

Formularz zawiera następujące pola:

Nazwa rodzaju liczników - np. licznik ciepłej wody
Nazwa jednostki - np. m³ 

Poniższy rysunek przedstawia przykładowy formularz:

Dane wprowadzone w formularzu zatwierdzamy przyciskiem Zapisz , aby przerwać edycję i wyjść bez zapisywania należy kliknąć przyciek Anuluj .

Poniższy rysunek przedstawia przykładową tabelkę rodzajów liczników zawierającą typowe wpisy:

Wydruk rozliczenia

W tej zakładce widzimy wydruk rozliczeń i wszystkie szczegóły związane z naliczeniem danego mieszkania. Wybierając możemy filtrować rozliczenia wprowadzając datę i typ zaliczek używając ikony "Filtruj" powinna nam sie wyświetlić lista z wybranymi rozliczeniami. Można również pobrać wydruk rozliczenia na dysk komputera w formacie PDF.

Wysyłka rozliczeń

Zakładka umożliwia nam wysyłke roliczenia liczników dla każdego z mieszkańców.

Wystarczy,że wybierzemy zakres dat z rozliczenia oraz odpowiednich bądź wszystkich mieszkańców oraz przycisk E-MAIL.

Dodawanie punktów pomiarowych

W wybranym rodzaju liczników należy ustawić punkty pomiarowe. Punkt pomiarowy określa termin odczytu liczników.

Aby dodać nowy punkt pomiarowy, należy kliknąć w ikonę Dodaj nowy wpis , która znajduje się w lewym górnym rogu głównej tabeli modułu. Wyświetlony zostanie poniższy formularz:

Nazwa momentu pomiarowego: podajemy np.: styczeń 2013
Data odczytu: wstawiamy datę 2013-01-01
Typ Licznika : wybieramy typ licznika, pole jest juz domyślnie wypełnione.
Zezwalaj na wprowadzanie wartości przez mieszkańca: określa czy wartość odczytu może być wprowadzona przez mieszkańca.

Wprowadzanie wskazań liczników

Wprowadzanie wskazań liczników możliwe jest po skonfigurowaniu rodzajów liczników i dodaniu punktu pomiarowego.

Aby dodać wskazanie należy wybrać punkt pomiarowy:

nastepnie kliknąć przycisk synchronizacja:

Teraz wskazania możemy wprowadzić w zakładce Hurtowa Edycja wskazań:

Rozliczenie mediów

Za pomoca tego modułu można rozliczyć media. Proces ten składa się z czterech etapów.

W pierwszym etapie wprowadzamy dane.

TYP LICZNIKA - pierwszy licznik to ten,który chcemy rozliczyć np. LICZNIK ZIMNEJ WODY,

                          drugi licznik wybieramy wrazie potrzeby.

TYP NALICZENIA DO WYLICZENIA ILE WPŁACONO ZALICZEK- wybieramy zaliczkę na, która mieszkańcy         

                           wpłacali  pieniądze na dane rozliczenie, w naszym przypadku ZALICZKA NA ZIMNA WODE.

TYP NALICZENIA JAKI BĘDZIE UŻYTY PRZY KSIĘGOWANIU RÓŻNICY- należy stworzyć NOWY TYP ZALICZKI-

                           ROZLICZENIE danej zaliczki, w naszym przypadku ROZLICZENIE ZALICZKI ZIMNEJ WODY.

Jeżeli nie posiadamy takiej zaliczki należy wejść w zakładkę KONFIGURACJE----->SŁOWNIKI---> TYP ZALICZKI---->NOWY WPIS(zielony krzyżyk)

DATA OD-DO- należy wybrac zakres dat, z których będziemy rozliczali dany LICZNIK

DATA KSIĘGOWANIA- zazwyczaj jest to ostatni dzień rozliczenia zaliczki. Oczywiście data ustalana jest wedle     

                                  potrzeb.

W drugim etapie wprowadzamy typy liczników i wartości do rozliczenia. Po wprowadzeniu danych klikamy "Przygotowanie rozliczenia" zostaniemy przekierowani do trzeciego etapu rozliczeń mediów.

TYP LICZNIKA-

  Początkowy punkt pomiarowy (podstawowy typ licznika)- to data od kiedy został naliczany licznik

  Końcowy punkt pomiarowy - jest to data zamknięcia rozliczenia pomiaru.

TYP LICZNIKA DODATKOWY - wyświetli się gdy wybierzemy w I etapie licznik opcjonalny, I wtedy również  

                    wybierzemy początkowy i końcowy punkt pomiaru .

WARTOŚĆ ROZLICZENIA- to cena wartości jednostki pomiarowej naszego rozliczenia . Nazwa rozliczenia

                  to zazwyczaj nazwa rozliczenie danej zaliczki.

Po wpisaniu wszystkich danych ,, PRZYGOTOWUJEMY ROZLICZENIE".

W trzecim etapie widzimy w tabelce wszystkie dotychczas wprowadzone dane. Aby przejść do ostatniego etapu klikamy przycisk "Zapisz rozliczenia". Wszystkie rozliczenia zostaną zapisane i przypisane do danego mieszkańca.

Ostatni etap to zapis rozliczenia mediów.Widzimy tu wszystkie dodane rozliczenia z ich wartością.

Definicja kont bankowych

W tym module widzimy zdefiniowane konta bankowe. Możemy eksportować liste do Excela na dysk komputera i wydrukować. Mamy możliwość usunąć, zobaczyć szczegóły, edytować istniejące konta, aby utworzyć definicje kont bankowych. Wystarczy, że klikniemy "Dodaj nowy wpis" i uzupełnimy odpowiednie rubryki w formularzu.

Tak wygląda przykładowo uzupełniony formularz definiowania kont bankowych. Wpisujemy nazwe banku, opis funkcji konta oraz numer konta bankowego.

Email

Za pomocą tego modułu ustawiamy stopkę wiadomości e-mail, adres skrzynki, na którą ma być wysłana kopia wiadomości i adres nadawcy.
Po dokonaniu zmian wystarczy, że klikniemy "Zapisz". Zmiany zostaną zapisane, a przy wysłaniu nowych wiadomości będzie wyswietlana wprowadzona stopka.

Aby ustawić adres automatycznej kopii wiadomości, która ma być wysyłana na wybrany adres wchodzimy w zakładkę "Skrzynka kopii", wpisujemy adres e-mail na który ma być wysyłana kopia. Aby zapisać ustawienia klikamy "Zastosuj zmiany".

Ustawiania skrzynki z której bedą wysyłane wiadomości. Aby ustawić adres nadawcy wystarczy tylko wpisać adres e- mail z którego chcemy, aby mieszkańcy dostawali wiadomości. Tu ustawiamy, czy chcemy dołączyć załączniki do wiadomości kopii. Po wprowadzeniu zmian zapisujemy klikając przycisk "Zastosuj zmiany". 

Faktury wystawione

W tym module możemy edytować dane, które będą wykorzystywane do wystawiania faktur. Należy wypełnić wszystkie okna poprawnie, aby wypełniona faktura była poprawna. Po wprowadzeniu zmian w każdym polu klikamy "Zapisz".

Poniżej widzimy przykładowo wypełniony formularz.

Informacje ogólne

Tu widzimy dane naszej wspólnoty, gdzie możemy ustawić dowolną pieczątkę naszej wspólnoty. Pieczątka będzie wysyłana w e-mailach i widoczna na pismach, które drukujemy do mieszkańców wspólnoty. W każdej chwili możemy konfigurować dane pieczątki rozwijając zakładkę "Ustawienia wyglądu pieczątki". Po wprowadzeniu zmian, klikamy przycisk "zapisz". Zmiany zostaną zapisane, a dane zaktualizowane.

SMS

Za pomocą tego modułu możemy swobodnie włączyć lub wyłączyć funkcję SMS. Moduł ten pozwala na wysłanie do mieszkańców powiadomień sms (w powiadomieniach można używać funkcji np. saldo wówczas w miejsce funkcji będzie wstawiane saldo odpowiedniego mieszkańca).

Strefa mieszkańca

Za pomocą tego modułu możemy włączyć funkcje:

• pokazywania kontrahentów w strefie mieszkańca
• pokazywania stanów kont bankowych
• pokazywania zestawienia naliczeń w strefie mieszkańca
• pokazywania zestawienia naliczeń powiązanych z kontami bankowymi w strefie mieszkańca

Dodatkowo możemy też wybrać mieszkańców, którzy będą mieli wgląd w dane takie jak: koszty osiedla, czy salda wszystkich mieszkańców.

Dzieki tej opcji możemy włączać i wyłączać pokazywanie kontrahentów mieszkańcom

Dzięki tej opcji możesz włączyć i wyłączyć pokazywanie sald kont bankowych w sferze mieszkańca.

Dzięki tej opcji można włączyć i wyłączyć wyświetlanie zestawienia w strefie mieszkańca.

Dzięki tej opcji można włączyć i wyłączyć naliczenie powiązane z kontami bankowymi w strefie mieszkańca.

Dzięki tej opcji można włączać i wyłączać na widok publiczny poodgląd plików indywidualnych mieszkańca.

Dzięki tej opcji włączamy dostęp z uprawnieniami zarządu wybranym mieszkańcom.Udostępniamy w ten sposób prawie wszystkie inforamcje dostępne administratorowi.

Szablony dodatkowe

W tym module możemy dodawać szablony dodatkowe widomości, które chcemy mieć juz gotowe lub często wysyłamy je do mieszkańca osiedla. Przygotowane szablony znacznie przyspieszają i ułatwiają prace podczas wysyłania wiadomości do mieszkańców. Aby dodać nowy szablon klikamy w lewym górnym rogu tabelki ikonę "dodaj nowy wpis". W każdej chwili można edytować wpis, klikając ikonę "zmień wpis".

Aby edytować treść wiadomości klikamy przycisk znajdujący sie w tabelce "wybierz".

Znajduje sie tu szablon widomości, która będzie wysyłana oraz lista dostępnych kodów, które można wprowadzić w dowolnym powiadomieniu. We wiadomości wysłanej do klienta zamiast miejsc kodów będą wartości automatycznie generowane za pomocą wybranego kodu.

Pod wiadomością znajduje sie lista z kodami i ich objaśnienia. Kody można  umieścić w dowolnym miejscu wiadomości, aby automatycznie generowały się wartości osobno dla każdego mieszkańca.

Szablony systemowe

Tutaj widzimy wszystkie szablony automatycznie wygenerowane przez system np. faktury, noty obciążeniowe, kartoteki mieszkańców, miesięczne przypomnienia, powiadomienia, raporty, rozliczenia.

Aby edytować treść wiadomości klikamy przycisk znajdujący sie w tabelce "wybierz".

Znajduje się tu szablon widomości, która będzie wysyłana oraz lista dostępnych kodów, które można wprowadzić w dowolnym powiadomieniu. We wiadomości wysłanej do klienta zamiast miejsc kodów będą wartości automatycznie generowane za pomocą wybranego kodu.

Pod wiadomością znajduje sie lista z kodami i ich objaśnienie. Kody można umieścić w dowolnym miejscu wiadomości, aby automatycznie generowały się wartości osobno dla każdego mieszkańca.

Słowniki

W tym module definujemy poszczególne kategorie w zakładkach takich jak:

Ustawienia tabelki

Aby zmienić ustawienia tabeli wchodzimy w zakładkę Konfiguracja następnie Ustawienia tabelki.

Za pomocą tego modułu można ustawiać domyślną ilość wierszy w tabelce od 10 do 1000 wierszy. Liczba 200 jest przykładową liczbą wierszy.

Następna konfiguracją za pomocą, którego możemy korzystać z tego modułu jest Włączenie rekrutacyjnego usuwania pomieszczeń.

Jeśli ta opcja jest zaznaczona w przypadku skasowania pomieszczenia, zostanie skasowane wszystko co jest powiązane z pomieszczeniem, czyli wszystkie liczniki, naliczenia, zaliczki.
Gdy nie jest zaznaczone, w przypadku usunięcia pomieszczenia, wszystko co jest powiązane z pomieszczeniem zostanie nienaruszone.

Następną konfiguracją jest włączenie usuwania zaliczek.

Jeśli ta opcja będzie zaznaczona w przypadku usunięcia zaliczki, naliczenia będą powiązane wyłącznie z typem zaliczki.

Po wybraniu opcji by zapisać zmiany, należy kliknąć przycisk  .

Wydruki

Aby zmienić ustawienia wydruku wchodzimy w zakładkę Konfiguracja, następnie Wydruki.

Za pomocą tego modułu możemy edytować wygląd i sposób wydruku informacji o naliczeniach.

Na początku ustalamy nazwę miejscowości, która będzie w nagłówku wydruku, np.: Koluszki

Następnie ustawiamy, czy bieżąca data ma się znajdować w nagłówku wydruku, czy nie.

Kolejnym krokiem jest ustawienie, w którym decydujemy, czy w nagłówku ma się znajdować logo.

Przedostatnim krokiem jest wybranie sposobu wydruku informacji o naliczeniach.

Dodaliśmy dwie nowe opcje konfiguracji wyglądu plików PDF z notami odsetkowymi mieszkańców.

By zakończyć i zapisać ustawienia, należy kliknąć przycisk .

Konfiguracja strony głównej

W tej zakładce możemy zmienić wygląd strony głównej naszego osiedla według naszych upodobań.Możemy wprowadzić logo swojego osiedla albo umieścić swoje teksty na stronie głównej.

Ustawiamy osobno widoczność dla użytkowników zalogowanych i dla użytkowników nie zalogowanych.

  STANDARDOWA :

STRONA Z ZESTAWIENIEM

Aby edytować stronę klikamy tekst "Edytuj stronę główną" zostaniemy przekierowni do modułu edycji strony. Po wprowadzeniu zmian klikamy przycisk "Zapisz".

Konfiguracja stopki strony głównej

W tym module możemy wprowadzić dowloną stopke strony głównej. Wprowadzamy tu naprzykład dane osiedla, dane kontaktowe z administratorem, zarządem wspólnoty lub jakikolwiek inny tekst, który chcemy aby wyświetlał się na stronie głównej naszego osiedla.

Poniżej widzimy okno,gdzie wyswietla sie treść wprowadzonej stopki.

Komunikacja

System Wirtos.pl pozwala na komunikację z mieszkańcami za pomocą dwóch mediów. Jedną z metod komunikacji jest SMS, a drugą E-mail.

Komunikacja E-mail

Używając komunikacji za pomocą E-mail można używać własnej skrzynki pocztowej lub skorzystać ze skrzynki dostarczanej przez Wirtos.pl. Należy pamiętać, że w zależności od tego jaką skrzynkę się wybierze na tą skrzynkę będą odpowiadali mieszkańcy. Ustawienie skrzynki za pomocą, której będą wysyłane e-maile można zmienić w Konfiguracja->Email->Ustawienia skrzynki.

Komunikacja SMS

Używając komunikacji za pomocą SMS można ustawić sobie wlasny numer telefonu w polu numeru telefonu "Od".

Uwaga !! Wysyłanie SMS jest płatne dodatkowo. Tak więc jeżeli decydujesz się na powiadomienia SMS mieszkańców musisz się liczyć z dodatkowymi opłatami. Koszt naliczenia zostanie wyświetlony podczas wysyłania sms-ów. Obecnie koszt ten wynosi około 20 gr/sms (1 sms = 160 znaków).

Raporty

System pozwala generować raporty oraz  sprawozdanie roczne w formacie Excel. Aby pobrać sprowozdanie na dysk komputera wybieramy rok za który chcemy pobrać wybrane sprawozdanie, następnie klikamy przycisk "Generuj".

Lista sprawozdań, które możemy wygenerowac dzięki systemowi:

• Raport z kont księgowych
• Raport z mieszkańców
• Raport z naliczeń mieszkańców
• Raport z naliczeń mieszkańców pogrupowanych
• Podsumowanie osiedla z wybranego roku
• Podsumowanie osiedla z  wybranego zakresu dat

Poniżej znajduje się obrazek przedstawiający przykładowe sprawozdanie wygenerowane do Excela.

Naliczenia i rozliczenia

Ten moduł służy do dodawania i usuwania naliczeń wszystkim lub wybranym mieszkancom osiedla. Przypisywanie poszczególnym mieszkańcom odsetek i dodawanie rozliczeń mieszkańców.

Hurtowa edycja

Grupa funkcji do hurtowej edycji ma na celu wspomóc edycję bardzo podobnych danych. Na przykład modyfikacja kluczy do rozpoznawania płatności zawiera najczęściej identyczny początek.

Funkcje, z których możemy skorzystać w hurtowej edycji danych:

• Wysokość zaliczki
• Odblokowanie naliczenia odsetek od odsetek
• Data dokonanych naliczeń
• Typ dokonanych naliczeń
• Zwroty grzecznościowe
• Adres
• Indywidualnych kont w kartotece mieszkańców
• Numery kont w kartotece zaliczek
• Numery kont w kartotece kosztów
• Numery kont w kartotece kontrahentów
• Generowanie haseł początkowych mieszkańców
• Zdalny dostęp mieszkańców 
• Otrzymywania e-maili
• Otrzymywania smsów
• Zdalnego głosowania

Eksport i import danych

Aby eksportować dane na dysk zaznaczamy pola obok elementu, który chcemy zapisać na dysku. Wybieramy datę od kiedy do kiedy, z jakiego okresu ma zostać wyeksportowany plik. Klikamy „Generuj plik”.

Po kliknięciu Generuj plik pojawiają sie nam na dole dane aktualnie wygenerowanego pliku.

Wszystkie informacje jakie pliki są generowane,okres, z którego generowany jest plik oraz procent realizacji generowania plików.

Gdy zakończy się generowanie plików, na dole widzimy wszystkie wybrane przez nas pliki. Możemy je teraz zapisać na dysku komputera w formacie .csv klikając nazwę pliku.

Wydruki masowe

W tej zakładce można masowo wygenerowac zestawienia dotyczące :

Wydruki masowe

Wysokości zaliczek mieszkańców

Zestawienie dzienne mieszkańców

Masowe rozliczenie roczne

Bezpieczeństwo i logi systemowe

W tym module widzimy aktywność użytkowników. Widzimy jakiej zmiany dokonał każdy użytkownik osiedla. Moduł zapisuje dokładną date kiedy użytkownik dokonał modyfikacji, treść przed modyfikacją i treść po modyfikacji.

Terminarz

Wirtualny kalendarz przypominający ci o ważnych zdarzeniach na twoim osiedlu. Istnieje możliwość ustalenia terminarza dla konkretnego pomieszczenia lub budynku. Stworzyliśmy również ogólny terminarz, w którym widoczne są wszystkie zdefiniowane przez nas zdarzenia.

Usługodawcy

Moduł usługodawcy służy do:

• ustawiania lokalizacji osiedla - "Moja lokalizacja",
• dodawania zgłoszenia do portalu usługodawców,
• dodawania i edycji opinii na temat usługodawców,
• wysyłania zapytań ofertowych do wyszukanych usługodawców,
• przejścia na Portal usługodawców.

Automatyczne powiadomienia e-mailowe

Moduł ogłoszeń posiada funkcjonalność tworzenia raportów zbiorczych z całego dnia i wysyłania tych raportów do mieszkańców, którzy mają ustawione otrzymywanie takich raportów.

{Obrazek z konfiguracją jako administrator}

Ustawienia ogłoszeń

Każdy mieszkaniec może sobie sprecyzować z jakich kategorii ogłoszeń chce otrzymywać raporty. Jeżeli w konkretnym dniu nie pojawi się żadne ogłoszenie w kategoriach oznaczonych przez mieszkańca, wówczas e-mail do niego nie zostanie wysłany. Oczywiście mieszkaniec zawsze może się zalogować do portalu, a tam ma wgląd we wszystkie ogłoszenia oraz możliwośc modyfikacji konfiguracji,by raporty zawierały inne kategorie ogłoszeń.

{Obrazek z konfiguracją jako mieszkaniec}

O tym jak wygląda dzienny raport z ogłoszeń decyduje administrator odpowiednio modyfikując zawarte w nim parametry. Szablon powinien być spersonalizowany i zawierać dane osiedla oraz administratora. Na przykład:

[Blok do kogo jest wysyłana wiadomość] - Imie nazwisko zwrot grzeczonosciowy osoby do której jest wysyłana wiadomość np. Pan Jan Kowalski  

[Lista ogłoszeń] 

[Dane osiedla] - Nazwa osiedla. Ulica, na którym znajduje się osiedle .

Przykładowy szablon można pobrać stąd <a href=””> Przykładowy szablon</a>

Automatyczne generowanie raportów odbywa się w godzinach nocnych( 00:00 - 06:00) po zamknięciu danego dnia.

Dodawanie, usuwanie, modyfikacja

Krok po kroku jak dodać ogłoszenie.  

Pierwszy krok

Aby dodać ogłoszenie trzeba być zalogowanym na swoim koncie następnie wchodzimy do modułu "Ogłoszenia".  

Drugi krok

Wchodzimy w zakładkę "Dodaj ogłoszenie”, aby dodać nowe ogłoszenie. Zakładka ta znajduje sie po lewej stronie ekranu.

Trzeci krok

A) Wybieramy kategorie ogłoszenia pasującą do treści naszego ogłoszenia  

              Ogłoszenia administracyjne 

              Informacje ogólne 

              Kupię 

              Sprzedam  

              Kupię, sprzedam, wynajmę...

Ogłoszenie ukaże się w wybranej kategorii. Mieszkańcy, którzy otrzymują raport dzienny z wybranej kategorii, otrzymają wiadomość z ogłoszeniem na emaila, gdzie będą mogli zapoznać się z ofertą. Oczywiście mieszkaniec może zawsze zalogować się do portalu i tam przejrzeć wszystkie ogłoszenia oraz zmodyfikować sobie konfigurację, aby raporty do niego zawierały inne kategorie ogłoszeń. 

B) Dodajemy tytuł ogłoszenia  

Tytuł ogłoszenia powinien wstępnie wprowadzić w treść, zawierać najważniejsze cechy ogłoszenia np. ‘’Na osiedlu odbędzie sie zebranie mieszkańców”, ‘‘Pilnie sprzedam mieszkanie’’ .

C) Piszemy treść ogłoszenia   

Ogłoszenie - krótka forma wypowiedzi mająca na celu przekazanie informacji, w której autor ogłasza coś odbiorcy. 

W ogłoszeniu powinny znaleźć się informacje dotyczące: 

§  kto, co ogłasza? 

§  jak i kiedy można się z osobą dającą ogłoszenie skontaktować ?

D) Gdy ogłoszenie jest juz gotowe klikamy .

Ogłoszenie zostanie zapisane i będzie widoczne dla wszystkich użytkowników. Automatyczne generowanie raportów odbywa się w godzinach nocnych ( 00:00 - 06:00) po zamknięciu danego dnia.  

Modyfikacja ogłoszeń 

Aby zmodyfikować treść ogłoszenia należy być zalogowanym na swoim koncie. Możemy edytować jedynie swoje ogłoszenia. Wchodzimy w zakładkę ogłoszenia i klikamy tytuł ogłoszenia, które chcemy edytować.

Po kliknięciu wybranego tytułu widzimy treść wybranego ogłoszenia. Teraz mamy możliwość edytować oraz modyfikować wybrane ogłoszenie.

Ustawienia

Ustawienia te są konfigurowane tylko przez administratora osiedla .

Aby zmienić ustawienia wchodzimy w moduł Ustawienia. 

Ustawienia, które można zmodernizować za pomocą tego modułu.

1. Włacznie kategorii ogłoszeń  

A) Zmiana kategorii ogłoszeń dostępnych w systemie

B) Ustawianie widocznosci ogłoszeń

C) Zezwolenie mieszkacowi na umieszczanie ogłoszeń 

D) Hurtowa madyfikacja automatcznego wysyłania ogłoszeń na adres email mieszkańców

2. Dodawanie nowej kategorii ogłoszeń

W tym module administrator dodaje nową kategorie ogłoszeń, w której mieszkańcy będą mogli dodawać ogłoszenia. Wpisujemy nazwe nowej kategorii ogłoszeń. Klikamy . Kategoria ogłoszeń będzie widoczna i będzie można dodawać w niej ogłoszenia.

3. Usuwanie kategorii ogłoszeń

Usuwanie wybranej, nie potrzebnej, zbędnej kategorii ogłoszeń. Wraz z usunięciem kategorii ogłoszeń zostaną usunięte wszystkie ogłoszenia z tej kategorii. 

Administratorzy

Wchodzimy do modułu zgłoszenia, następnie klikamy Administratorzy.

W module tym widzimy dane administratora, do którego będą wysyłane zgłoszenia o awariach. Widzimy nazwisko, imię, email, telefon do administratora.

W każdej chwili możemy edytować dane administratora klikając "zmień wpis" .

Możemy również zobaczyć wszystkie szczegóły danych administratora klikając "wszystkie szczegóły".

Za pomocą modułu ,,dodaj nowy wpis"   możemy dodać administratora.

Wpisujemy dane nowego administratora: nazwisko, imię, pesel ,nip, email ,numer telefonu oraz zaznaczamy aktywność administratora o powiadamianiach e-mail. Gdy mamy wypełnione wszystkie dane klikamy "Dodaj nowy wpis"    . Administrator zostanie zapisany na liście administratorów i będzie powiadamiany o zgłoszeniach.

Konfiguracja

Moduł służący do konfigurowania ustawień zgłoszenia awarii.

Aby skorzystać z modułu wchodzimy w zakładkę Konfiguracja.

W tym module możemy konfigurować:

a) Wysłanie zgłoszeń na podany adres email, z możliwością włączenia i wyłączenia tej opcji.

b) Dostępność edytowania zgłoszeń mieszkańców po dodaniu.

c) Ustawienie czasu na zrealizowanie/odrzucenie zgłoszenia, po którym natąpi automatyczne zamknięcie.

Gdy wszystkie ustawienia zostały wprowadzone klikamy  .

Raporty z realizacji

Raport z realizacji dokonanych zgłoszeń przez administratorów. Raport przedstawia:

A) Imię i nazwisko administratora

B) Całkowitą ilość zgłoszeń

C) Ilość odrzuconych zgłoszeń

D) Ilość zrealizowanych zgłoszeń

E) Ilość zgłoszeń do realizacji

F) Ilość zamkniętych zgłoszeń

Tylko otwarte

Zgłoszenia otwarte mogą przyjmować trzy stany „Do realizacji”, „Zrealizowane” , „Odrzucone”. Zgłoszenie może wiele razy przyjmować stan „Zrealizowane”, a następnie być cofane do realizacji. Zamknięcie zgłoszenia uniemożliwia zmianę stanu i powoduje jego "zamrożenie".

Po zmianie stanu zgłoszenia lub jego zamknięciu zostanie wysłany e-mail z informacją do mieszkańca, który je dodał i administratora realizującego to zgłodzenie.

Zgłoszenia procesujemy klikając przycisk "Wybierz" na liście zgłoszeń, a edytujemy klikając ikonkę w pierwszej kolumnie "Zmień wpis".

Edytowanie zgłoszeń klikając ikonkę w pierwszej kolumnie  "Zmień wpis".  Po wprowadzeniu zmian klikamy ikonkę  "Zapisz" .  Dokonane zmiany zostaną zapisane i będą widoczne.

Tylko usunięte

Zgłoszenia dzielimy na dwie podstawowe kategorie: zamknięte i otwarte. Jeżeli zgłoszenie zostanie zamknięte można je tylko przeglądać. Zamknięcie zgłoszenia może nastąpić ze stanu „Zrealizowane” bądź „Odrzucone”. Jeżeli mieszkaniec dodał zgłoszenie to tylko on może je zamknąć lub zgłoszenie zamknie się automatycznie po upłynięciu czasu określonego w konfiguracji.   

Wszystkie zgłoszenia

Moduł zawierający wszystkie zgłoszenia. Zgłoszenia „Zgłoszenia do realizacji”, „Zrealizowane”,  „Odrzucone”.

       Moduł przedstawia : 

        A) Tytuł zgłoszenia

  B) Datę dodania zgłoszenia

  C) Datę zamknięcia zgłoszenia gdy zgłoszenie zostało zamknięte

  D) Stan zgłoszenia „Zrealizowane”, „Do realizacji” 

  E) Administratora, do którego zgłaszane jest zgłoszenie

  F) Mieszkańca, przez którego dodane jest zgłoszenia

W tym module można :

  A) Dodawać nowe zgłoszenia                                   

  B) Edytować dodane zgłoszenia                               

  C) Podglądać zgłoszenia, dodawać komentarze          

        D) Pobierać zgłoszenia w formacie  PDF                                  

ZAMKNIĘCIE ROKU

1. Pierwszym krokiem jest wprowadzenie wszystkich kosztów, faktur i przelewów na konto osiedla, które chcemy mieć zaksięgowane w roku 2014.

KSIEGOWOŚĆ ---> WSZYSTKIE KOSZTY (FAKTURY OTRZYMANE)---> DODAJ NOWY WPIS.

2. Drugim krokiem po sprawdzeniu kosztów i naliczonych zaliczek jest rozliczenie wszystkich zaliczek.

NARZĘDZIA---> NALICZENIA I ROZLICZENIA---->ROZLICZ ZALICZKI

Jeżeli zaliczka powiązana jest z licznikami należy skorzystać z zakładki:

LICZNIKI------>ROZLICZENIE MEDIÓW

3.Po rozliczeniu należy upewnić się,że wprowadzone są wszystkie BILANSE OTWARCIA.

STRONA GŁÓWNA ---> TABELA PODSUMOWANIE--->BILANSE OTWARCIA ---->

WYBIERZ TRYBIK W TABELCE --->

Ewentualnie KSIĘGOWOŚĆ---> USTAWIENIE BO i BZ DLA ZALICZEK.

4.Po wprowadzeniu wszystkich danych należy upewnić się ze dane zgodne są ze stanem faktycznym. BIlans zamknięcia będzie zerowy, a saldo będzie wskazywac sumę wierszy każdej zaliczki.

.

Jeżeli nie chcemy rozliczać niektórych zaliczek ręcznie można przenieść kwote z salda do BILANSU ZAMKNIECIA przepisując ją naciskajac trybik (kółko)obok napisu w kolumnie BILANS ZAMKNIĘCIA .Następnie zostaniemy przekierowani do USTAWIEŃ BO I BZ OKRESU ROZLICZENIOWEGO, gdzie ręcznie dodajemy kwote , która widnieje w saldzie przy danej zaliczce.

Jeżeli chcemy rozliczyć się automatycznie korzystamy z poniższych funkcji.

5.Następnie przechodzimy do NARZĘDZI------> NALICZENIA I ROZLICZENIA---->ZAMKNIĘCIE I OTWARCIE OKRESU DLA ….

1-MIESZKAŃCA

2-KONTRAHENTA

3-ZALICZKI

1.ZAMKNIĘCIE I OTWARCIE OKRESU DLA MIESZKAŃCA- korzystajac z tej opcji przenosimy bilans mieszkańca , który został na koniec okresu, który rozliczamy.

Aby zamknąć okres dla mieszkańca należy sprawdzić bilans jaki będzie przenoszony do kolejnego okresu rozliczeniowego.

Mamy do wyboru dwie opcje przeliczania :

- dotyczącą okresu rozliczeniowego

- odnoszącą się do salda konkretnego mieszkańca do konkretnego dnia okresu rozliczeniowego

Należy pamiętać, żeby zaznaczyć okres bądź datę przeliczenia.

Po wybraniu i wprowadzeniu odpowiednich okresów należy wybrać przycisk ,, Przelicz”

znajdujący się tuz pod daną tabelą.

Po wygenerowaniu ukaże nam się tabela z wybranymi przeliczeniami.

Teraz można zweryfikować czy wszystkie wygenerowane dane są poprawne.

Jeżeli wszystko się zgadza należy przejść do tabeli z otwarciem i zamknięciem okresu.

1. Pierwszym krokiem jest wybranie Typu naliczenia, który bedzie nazywał się BILANSEM ZAMKNIĘCIA 2014. Aby stworzyć taki typ naliczenia przechodzimy do zakładki KONFIGURACJA -----> SŁOWNIKI ----> TYP ZALICZKI ---> DODAJ NOWY WPIS ---> patrz. formularz ponizej----> ZAPISZ

2. Tytuł wpisujemy taki sam.

3. Data naliczenia to wybrana data,dla której chcemy zamknąć dane naliczenie.

4. Okres rozliczeniowy to okres księgowy,dla którego zamykamy okres.

Natomiast dane do OTWARCIA OKRESU :

1.Typ naliczenia należy to będzie OTWARCIE BILANSU OKRESU 2015..

2. Tytuł naliczenia należy wpisać taki sam jak wyżej.

3. Data naliczenia to data od kiedy będzie otwarty nowy bilans rozliczeniowy.

4. Okres rozliczeniowy to zazwyczaj nowy okres księgowy.

Po wprowadzeniu wszystkich interesujących nas danych na samym dole pod tabelą księgujemy dany typ naliczenia.

2.ZAMKNIĘCIE I OTWARCIE OKRESU DLA KONTRAHENTA

Ponownie :

ZAMYKAMY OKRES:

1.Tytuł naliczenia zostaje nie wybrany, jeżeli chcemy rozliczyć wszystkich kontrahentów na raz. Jeśli chcemy oczywiście można każdego z osobna.

2. Tytuł wpisujemy jako BILANS ZAMKNIECIA 2014.

3. Data naliczenia to wybrana data,dla której chcemy zamknąć dane naliczenie.

4. Okres rozliczeniowy to okres księgowy,dla którego zamykamy okres.

OTWIERAMY OKRES:

1.Typ naliczenia wybieramy tak jak w zamknięciu obok.

2. Tytuł naliczenia należy wpisać jako BILANS OTWARCIA 2014

3. Data naliczenia to data od kiedy będzie otwarty nowy bilans rozliczeniowy.

4. Okres rozliczeniowy to zazwyczaj nowy okres księgowy.

Przykładowe ZAMKNIĘCIE I OTWARCIE OKRESU DLA KONTRAHENTA

Po uzupełnieniu interesujących nas danych zaksięgowaliśmy operacje, a dane przeniosły się do bilansu kontrahenta. Aby to sprawdzić wybieramy zakładkę

KSIĘGOWOŚĆ ---> KONTRAHENCI---> WYBIERAMY danego kontrahenta

W bilansie widoczny jest nowy okres księgowy z przeniesionymi kosztami.

3. ZAMKNIĘCIE I OTWARCIE ZALICZKI

Tutaj jedynie wpisujemy TYTUŁ NALICZENIA i OKRES KSIĘGOWY zaliczki, którą chcemy zaksięgować.

TYTUŁEM będzie BILANS ZAMKNIĘCIA a obok BILANS OTWARCIA.

Oczywiście zaliczki uprzednio powinny być rozliczone.

Po wybraniu interesujących nas danych księgujemy operacje jak poprzednie zamknięcia i otwarcia.

Aby sprawdzić poprawność danych przeniesień wchodzimy na stronę główna klikając w lewym górnym rogu ikonę Wirtualnego Osiedla. Tutaj w zestawieniu PODSUMOWANIE widoczne są wszystkie zaliczki , które przenieśliśmy .

ROK 2014

ROK 2015

Po prawidłowym wykonaniu wszystkich wyżej wymienionych czynności okres zostanie prawidłowo przeksięgowany na dany okres rozliczeniowy.